【決める4項目】ジムの休会制度の作り方｜期間・休会費・手続き・規約
ジムの休会制度は、仕事・出産・けがなどで一時的に通えない会員が、退会せずに籍を残せるしくみです。作るときに決めることは「休める期間」「休会中の料金」「申し込みの期限と方法」「休会明けの扱い」の4つが中心で、これを会員規約に書いておきます。休会は退会を先に延ばすだけにならないよう、休会明けに戻ってもらうための連絡までをセットで設計しましょう。
休会と退会の違い
- 籍が残る。入会金を払い直さない
- 休会中は休会費（無料の場合も）
- 期間が終われば月会費に戻る
- ジムは戻ってくる見込みを持てる
- 籍がなくなる
- 再入会のときは入会の手続きから
- 月会費の支払いが止まる
- ジムは新規の集客で埋める必要がある
休会制度で決めること
休会制度は、細かく決めすぎると使いにくくなり、ゆるすぎると「とりあえず休会」が増えて売上が読めなくなります。まずは次の項目を決め、会員にわかる言葉で規約と公式サイトに書きます。
| 決めること | 選び方の例 | 考えるポイント |
|---|---|---|
| 休める期間 | 1か月単位で、最短1か月・最長数か月まで | 長すぎると戻りにくくなる。延長できるかも決める |
| 休会中の料金 | 無料／月会費より安い休会費／理由によって無料 | 休会費は籍とロッカーなどを残す対価として説明する |
| 理由の条件 | 理由を問わない／出産・けが・転勤など理由を限る | 理由を限るなら、確認のしかたを決める（書類を求めすぎない） |
| 申し込みの期限と方法 | 休会したい月の前月○日までに、Web・受付で申し込む | 月会費の引き落としの締め日に合わせる |
| 休会明けの扱い | 期間が終わると自動で月会費に戻る | 戻る前に連絡する。勝手に高いプランに移さない |
| 休会中の利用 | 施設は使えない／月に○回まで使える | 使えるなら、実質的に安いプランにならないか確かめる |
専用ロッカーを借りている会員の扱いや、パーソナルトレーニングの回数券の有効期限を休会中に止めるかどうかも、あわせて決めておくと問い合わせが減ります。
休会費の考え方と、売上への効き方
休会費を取るか無料にするかは、「休会した人のうち何人が戻ってくるか」と合わせて考えます。休会費の売上は小さくても、戻ってきた会員の月会費は、新しく集客する手間と広告費をかけずに取り戻せる売上です。
- 休会中の売上 ＝ 休会中の人数 × 休会費
- 休会明けに戻る売上 ＝ 休会した人数 × 戻った割合 × 月会費
- 休会がなかった場合との差 ＝ 戻った人の月会費 ＋ 休会費 −（休会がなければ続けていた人の月会費）
たとえば、月に10人が休会し、休会費が月500円、休会明けに6割が戻り、月会費が8,000円だとします。休会中の売上は月5,000円、休会明けには6人分で月4万8,000円の月会費が戻ります。もし休会制度がなく10人とも退会していれば、この4万8,000円は新規の入会で埋めるしかありません（数字はすべて計算のための例）。
| 休会費の形 | よいところ | 気をつけること |
|---|---|---|
| 無料 | 使ってもらいやすく、退会を止めやすい | 戻らない人も休会のまま残り、会員数が実態より多く見える |
| 少額の休会費 | 籍を残す意思がある人が使う。少し売上も残る | 休会費の意味（籍・ロッカーの確保など）を説明する |
| 理由により無料 | 出産・けがなど事情のある人に配慮できる | 理由の確かめ方が難しい。健康の情報を集めすぎない |
休会する人数・戻る割合・月会費を入れると、休会制度が会員数と売上にどう効くかを試算できます。休会費をいくらにするか、期間を何か月にするかを決める前に使ってください。
収益改善シミュレーションを無料で使う規約に入れるとき・あとから変えるときの注意
休会制度は会員規約に書きます。すでに会員がいるジムが、あとから休会制度を作ったり休会費を変えたりする場合は、規約の変更の手続きが関わります。民法第548条の4（e-Gov法令検索、2026年10月23日確認）では、定型約款の変更が相手方の一般の利益に適合するとき、または契約の目的に反せず、変更の必要性・内容の相当性などに照らして合理的なときは、個別に合意しなくても変更できるとされています。その場合、効力が生じる時期を決め、変更することと変更後の内容、効力発生時期をインターネットなどで周知する必要があります。
| 場面 | 考え方（2026年10月23日確認） | 確認先 |
|---|---|---|
| 休会制度を新しく作る | 会員が使える選択肢が増える変更は、相手方の一般の利益に適合する変更として考えやすい | 弁護士 |
| 休会費を上げる・期間を短くする | 会員に不利な変更は、合理性が求められる。周知の時期と方法も決める | 弁護士 |
| 休会明けの自動の扱い | 消費者契約法第10条は、消費者の不作為をもって新たな契約の申込みや承諾とみなす条項などで、消費者の利益を一方的に害するものを無効としている。連絡がなければ高いプランに移す、といった決め方は避ける | 弁護士・消費者庁の案内 |
規約の変更の手続きや文面は、ジムの規約の内容と会員への影響によって判断が変わります。変える前に弁護士に確認してください。
休会中と休会明けのフォロー
休会した会員が戻ってくるかどうかは、休会中に関係が切れていないかで変わります。休会の手続きのときに、戻る時期と連絡の方法を一緒に確かめておきましょう。
- 休会の手続きのとき：戻る予定の月を確かめ、「その前に一度ご連絡します」と伝える
- 休会中：月1回までの短いお知らせ（新しいクラス、空いている時間帯など）。広告を含むメールは送信の同意を確かめる
- 休会明けの2週間前：復帰の日と、月会費の引き落とし再開の時期を知らせる
- 復帰した週：「おかえりなさい」の声かけと、休む前のメニューの見直し
- 延長の希望があったとき：規約の上限の中で、延長か退会かを本人に選んでもらう
けがや出産で休んでいた会員には、復帰したときに無理のない強さから始めるよう案内します。体調のくわしい内容を聞き出す必要はなく、医師から運動の制限を受けている場合はその指示を優先してもらいましょう。
よくある質問
ジムの休会費は取ったほうがよいですか？
どちらにもよい点があります。無料は使ってもらいやすく、少額の休会費は籍を残す意思のある人が使う傾向があります。休会した人の戻る割合を記録し、売上への効き方を見て決めるのが確実です。
休会の期間は何か月くらいが一般的ですか？
全国の統計は見当たりませんでした。長すぎると戻りにくくなるため、1か月単位で上限を決め、延長は本人の申し出で判断する形が運用しやすいです。近くのジムの公式サイトで規約を見比べるのも参考になります。
あとから休会制度を作るとき、会員全員の同意が要りますか？
民法の定型約款の変更の決まりでは、相手方の一般の利益に適合する変更などは、個別に合意しなくても変更できる場合があります（2026年10月23日確認）。周知の方法と時期を含めて弁護士に確認してください。
休会明けに連絡がない会員はどうすればよいですか？
規約どおり月会費に戻すのが基本です。戻る前に連絡を入れ、戻らない意思があれば退会の手続きを案内します。連絡がないことを理由に高いプランへ移すような決め方は避けましょう。
出典
- e-Gov法令検索「民法」第548条の4（2026年10月23日確認）
- e-Gov法令検索「消費者契約法」第10条（2026年10月23日確認）
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